Si sabe mandar un WhatsApp, sabe hacer el DeCA

Lo importante no es el formato del albarán, sino que en él aparezcan los datos que pide el documento de control: cargador contractual, transportista efectivo, mercancía, origen y destino. Si el documento los contiene, la app los extrae y genera el DeCA con una tasa de acierto superior al 95%, sea cual sea el diseño.

Se genera un DeCA por cada albarán: si el transportista lleva tres albaranes, se sacan tres fotos y se generan tres DeCAs. No se agrupan varios albaranes en un mismo documento. La regla es la de siempre, 1 albarán = 1 DeCA, y cada uno tiene su QR y su historial de versiones aparte.

La foto la sacan los empleados de la empresa que contrata el servicio.

Si el servicio lo contrata la empresa cargadora, son sus empleados quienes crean los DeCAs y los comparten con los transportistas por WhatsApp. Todos los DeCAs quedan almacenados en la empresa cargadora.

Si el servicio lo contrata la empresa de transporte, son sus empleados y los autónomos quienes crean los DeCAs. Todos los DeCAs quedan almacenados y accesibles para la empresa de transporte, preparados para la inspección.

Se procesa como un único documento. Es habitual que el detalle de la mercancía ocupe varias hojas, con las filas repartidas entre ellas: la app escanea varias páginas y las une en un solo DeCA, no genera uno por hoja. Desde el móvil fotografías las páginas una tras otra en la misma captura. Y si lo prefieres, abres la app en el escritorio y subes el albarán completo, con todas sus páginas, en un único archivo.

Depende de tu papel, pero en ningún caso complica el trabajo. Si eres cargador contractual, no cambia nada: los autónomos tienen el mismo papel que una empresa de transporte, los dos actúan como transportista efectivo, así que el documento se formaliza igual.

Si eres transportista y subcontratas a autónomos, los papeles cambian: tú pasas a ser el cargador contractual y el autónomo es el transportista efectivo. La aplicación ya gestiona ese cambio, así que el autónomo que has contratado hace la foto igual y el documento se rellena solo con los papeles correctos.

Justo después de cargar, cuando el albarán ya contiene toda la información y el conductor está listo para salir. Ese es el momento en que el documento refleja de verdad la mercancía que sale, sin tener que anticipar nada ni corregir después.

Y si algo cambia más adelante, no hay que empezar de cero: se emite una nueva versión del DeCA y la anterior queda archivada.

Sí. Cada DeCA conserva un historial completo de versiones. Solo el usuario que lo crea puede modificarlo y compartirlo, por lo que la autoría de cada cambio queda determinada, y el sistema registra el timestamp de cada modificación. Cada nueva versión incorpora dos códigos QR, uno a la versión vigente y otro a la inmediatamente anterior, de modo que desde el documento actual puede recorrerse toda la cadena hacia atrás: v3 → v2 → v1. Ninguna versión se destruye: todas permanecen almacenadas.

Ejemplo real: un DeCA y su modificación posterior.

Se muestra la cabecera de cada documento. Abrir el DeCA completo

Mediante la emisión de una nueva versión: el usuario que generó el documento accede a la opción de edición y emite un DeCA corregido, que pasa a ser el vigente. No existe procedimiento de anulación; las versiones anteriores no se eliminan y siguen accesibles a través de la cadena de QRs. Como el enlace remite a la versión concreta que se compartió, tras una corrección hay que volver a compartir el enlace de la nueva versión con los destinatarios.

El cliente dispone de acceso permanente a sus datos y puede descargarlos en cualquier momento durante la vigencia del servicio. En caso de finalización del contrato, el administrador de la cuenta descarga los DeCAs y la documentación asociada antes del cierre. A partir de la baja se aplica un periodo de retención de tres meses por si fuera necesario recuperar documentación adicional; transcurrido ese plazo sin solicitud alguna, la cuenta se cierra definitivamente y los datos se eliminan.

Los datos introducidos por el cliente y los DeCAs generados a partir de ellos son propiedad del cliente. DeCA actúa exclusivamente como prestador del servicio y custodio de la información. A efectos del Reglamento General de Protección de Datos, el cliente es responsable del tratamiento y DeCA encargado del tratamiento, tratando los datos únicamente conforme a sus instrucciones y al acuerdo de tratamiento de datos suscrito.

Sí. El administrador de la cuenta puede exportar la totalidad de los DeCAs generados. Actualmente la exportación se realiza en formato PDF, que preserva el documento tal y como fue emitido, con sus códigos QR y elementos de verificación. La función está reservada al perfil de administrador.

Sí. Los formularios están construidos conforme a los requisitos documentales aplicables al DeCA e incorporan la totalidad de los campos obligatorios exigidos. Además, el sistema aplica validación obligatoria en la generación: no permite emitir un DeCA si algún campo requerido está ausente o no ha sido cumplimentado correctamente, evitando así la emisión de documentación incompleta.

Cada DeCA incorpora códigos QR como mecanismo de acceso y verificación. Cuando se modifica, la nueva versión incluye dos: el de la versión vigente y el de la inmediatamente anterior, lo que permite verificar la secuencia completa de versiones y confirmar cuál está en vigor en cada momento.

Está diseñada conforme a los principios del Reglamento General de Protección de Datos: los datos se alojan en infraestructura ubicada en la Unión Europea, el acceso está restringido mediante autenticación de usuario y los documentos solo pueden ser modificados por el usuario que los generó, quedando registro de cada versión. El cliente actúa como responsable del tratamiento y DeCA como encargado, suscribiéndose el correspondiente acuerdo de tratamiento de datos con cada cliente.

El servicio se estructura sobre una cuenta de administrador, responsable de dar de alta a los usuarios de su organización, con acceso mediante usuario y contraseña individuales y perfiles diferenciados de administrador y usuario. Todas las conexiones se realizan bajo protocolo HTTPS con certificados TLS, y los DeCAs almacenados se encuentran cifrados. Los documentos se comparten mediante un enlace de acceso directo, sin necesidad de registro por parte del destinatario.

Con el proveedor de infraestructura Backblaze, en la región EU Central, dentro del territorio de la Unión Europea.

La plataforma está desplegada sobre una arquitectura de microservicios con varias réplicas de los contenedores que componen el sistema, de forma que un fallo aislado no compromete necesariamente el conjunto del servicio. La configuración estándar no contempla actualmente una instancia redundante en alta disponibilidad: ante una incidencia grave, la recuperación se realiza mediante el reinicio y redespliegue de los servicios afectados. La modalidad Premium incluye infraestructura dedicada que duplica el sistema y proporciona cobertura ante caídas.

Los DeCAs ya emitidos y sus enlaces operan de forma desacoplada de la plataforma de generación: una incidencia no compromete los documentos ya creados y las URLs y códigos QR previamente compartidos siguen siendo accesibles y utilizables, por lo que las operaciones en curso no se ven interrumpidas. Durante la indisponibilidad, el DeCA puede cumplimentarse de forma manual, y la arquitectura de microservicios permite reiniciar y redesplegar los servicios afectados con rapidez.

El modelo comercial se basa en tarifas mensuales fijas por tramos, definidas en función del volumen estimado de DeCAs. Este planteamiento permite dimensionar adecuadamente la infraestructura, garantizar la estabilidad del servicio y ofrecer un coste previsible, sin variaciones inesperadas en la facturación. Cuando el perfil de un cliente no encaja en los tramos estándar, se elabora una propuesta a medida a partir del volumen previsto de documentos.

No. La tarifa contratada incluye el almacenamiento de los DeCAs generados, la exportación y descarga de la documentación y el soporte estándar del servicio, prestado por correo electrónico en horario laboral. Únicamente se facturan de forma independiente los servicios opcionales: la modalidad Premium, las integraciones o desarrollos específicos solicitados por el cliente, y el volumen de documentos que exceda el tramo contratado, en cuyo caso se revisan las condiciones.

Sí. La plataforma dispone de una API que permite su integración con los sistemas del cliente, como TMS o ERP.